CityCallCenter
Hammerensgade 1, 2 sal København K, 1267
Phone: 8020 2029
Vi tilbyder telefonpasning 24/7 hele året rundt!
Følg os her:

“Er receptionisten syg igen?

Det var dog typisk… og så lige nu, hvor du har så ekstraordinært travlt! Nåh, men xx (indsæt efter eget ønske: bogholderen, praktikanten, sælgeren, piccolinen) kan vel bare rykke ud i receptionen og lige svare de opkald og tage imod de gæster der måtte komme…”

Lad nu være! Der kommer ikke noget godt ud af at omrokere på de interne ressourcer på den måde.

Uanset hvem du vælger at flytte ud i receptionen vil det medføre en række uheldige ting:

  • – at denne medarbejder bliver utilfreds og ikke føler sig værdsat. Er hans eller hendes daglige opgaver så uvæsentlige, at de bare kan tilsidesættes over en opgave så ringeagtet som telefonbesvarelse?
  • – at kunderne tydeligt mærker den dårligere service de modtager ved kontakt – for hvilken umotiveret medarbejder vil være smilende og serviceminded overfor kunderne?
  • – at den valgte interne vikar ikke når sine andre daglige gøremål og arbejdsopgaver.

Så vælg hellere den klogere beslutning; at hyre ind udefra. Det er der flere gode grunde til:

– Få en trænet substitut til at varetage de vigtige opgaver i receptionen indtil jeres egen receptionist igen er i stand til det. Hun vil jo også være glad for at komme tilbage til smilende kollegaer og kunder og ikke et rodet bord fyldt med uløste opgaver og gnavne mennesker omkring hende.

– Potentielle kunders første rigtige indtryk af jeres virksomhed kommer fra deres første oplevelse med jer f.eks. pr. telefon, så prioritér at det bliver et godt førstehåndsindtryk. Det bliver det kun, hvis opkaldet bliver håndteret professionelt af én der har lyst til at servicere netop denne kunde.

– Ja, vikarer er umiddelbart dyrere end jeres egne ansatte. Til gengæld kommer de fyldt med iver for at løse en opgave til UG kryds og slange, som jeres egne ansatte ikke ønsker at røre med ildtang.

Bevarelse af arbejdsglæden alene gør det alle pengene værd.

Frigørelse af ressourcer. Jeres ansatte, der normalt ikke svarer telefoner, er ansat til noget andet. Til noget de er dygtige til og som de får deres høje løn for. Det er en dyr ressource at sætte til at besvare opkald i stedet for at varetage deres daglige gøremål.

Fejlfaktoren er stor, når der forekommer forstyrrelser i arbejdet og er der en ting vi nok alle kan blive enige om, er det at et telefonopkald forstyrrer meget. Så hvis bogholderen også skal svare telefonerne en dag fordi receptionisten lige er syg, giver det mange forstyrrelser. Og hver gang tager det bogholderen omkring et kvarter (!) at komme tilbage i samme koncentration som før og hver gang er der risiko for at der forekommer fejl. Har du nogensinde prøvet at sidde med bogføring i flere timer, bare for at nå frem til en bank der ikke stemmer til sidst? Det har jeg og det var ikke sjovt. Dybt frustrerende og det tog meget lang tid at finde fejlen… kan ikke anbefales! 🙂

 

Men en ny person kan jo ikke bare komme ind og overtage?

Tænker du at I skal bruge en masse ressourcer på at lære en ny person op i jeres reception, processer, telefonsystem med mere? I dag gør flere vikarbureauer en del ud af at kende jeres virksomhed og udarbejder interne filer på hver kunde, så en eventuel ny vikar kan sætte sig godt ind i i stoffet allerede inden hun møder op første dag.

Vi kan godt lide at dyrke det personlige aspekt i relationen, så vi sender altid en kandidatpræsentation af den vikar vi sender ud til en kunde inden hun kommer, så kunden er forberedt på hvad det er for en person de skal arbejde sammen med og hvilke talenter hun har.

Inden I hyrer en vikar

For at jeres bureau kan lave det bedst mulige match, er det en god idé hvis I først har gjort jer nogle tanker om hvorvidt der er nogle specielle egenskaber der er vigtige for jer ved en given vikar. Har alder f.eks. en betydning? Hvordan er jeres omgangstone i virksomheden? Formel og korrekt som på et advokatkontor eller løssluppen og humoristisk som i en håndværker virksomhed? Skal vikaren have gode sprogkundskaber?

Det kræver blot en smule tankevirksomhed for jer inden en god dialog med det rigtige vikarbureau og 1-2-3; så bliver jeres hverdag lettere – også når receptionisten er fraværende. 🙂

Er du interesseret i at læse mere om vores smilende vikarer, kan du gøre det her.